Dulapurile metalice sunt dulapuri foarte rezistente, fie ca este vorba despre un dulap metalic cu usi glisante sau un dulap metalic special creat pentru arhiva, de un dulap care trebuie sa ne pastreze dosarele sau pur si simplu diverse documente de diverse dimensiuni – aici ne gandim mai ales la firme de arhitectura ce trebuie sa pastreze planuri si schite de dimensiuni mari sau la firme de contabilitate care trebuie sa pastreze chitante sau bonuri contabile.
In fiecare firma sau organizatie exista o camera a arhivei in care trebuiesc pastrate documente importante sau care trebuiesc pastrate pentru a se indeplini termenii legali – de exemplu cand exista obligatia de a pastra arhiva unei firme timp de 5 sau mai multi ani. O astfel de camera a arhivei sau arhivelor trebuie sa fie foarte
bine delimitata si organizata, pentru ca totul sa fie pastrat in mod corect si sa nu trebuiasca sa cautam zile in sir un document anume.
Cu toate ca incercam mereu sa fim organizati si sa pastram totul in dosare, mereu va fi loc de mai bine si mereu vom pierde cate un anumit document, daca nu le aranjam cu mare atentie. In principiu, trebuie sa catalogam cu atentie toate spatiile de dezpozitare si trebuie sa avem grija ca acestea sa aiba cateva caracteristici esentiale :
– trebuie sa fie usor de mutat dintr-un loc in altul, in cazul in care dorim sa reorganizam respectivul spatiu
– trebuie sa fie usor de organizat intr-un spatiu care poate avea orice dimensiune
– trebuie sa ne poata pastra documentele importante in siguranta, avand sisteme de inchidere
– camera in care vom alege sa ne organizam arhiva trebuie sa fie una uscata si foarte bine izolata de orice factor daunator
Pentru ca de-a lungul timpului au fost pierdute foarte multe documente importante din cauza conditiilor de pastrare a acestora, fapt care a dus la reale tragedii, trebuie sa luam foarte in serios aceasta sarcina, cea de organizare a arhivei din compania sau organizatia noastra. Fie ca alegem sa folosim pur si simplu o camera in care sa depozitam toate documentele noastre sau o serie de dulapuri metalice, trebuie sa avem in vedere faptul ca cea mai buna alegere pentru o camera a arhivei este cea mai simpla.
Asadar, cea mai buna alegere ar fi un dulap metalic sau mai multe, dupa specificul si nevoile fiecarei organizatii, pentru ca acest tip de dulapuri metalice sunt cele mai sigure si cele mai usor de mutat sau de reorganizat, pastrand in acelasi timp toate documentele noastre in siguranta.
Prin urmare, trebuie sa ne alegem cu mare atentie dulapurile metalice in care depozitam actele de importanta majora, pentru ca actele noastre sa fie pastrate in siguranta si pentru ca lucrurile sa se desfasoare in liniste si pentru ca arhivele noastre sa nu se piarda.